E-Mail zurückholen in Outlook: So klappt's

Der Mail-Dienst Outlook wird vor allem in Unternehmen gern genutzt, ist jedoch auch bei Privatnutzern weit verbreitet. Relativ unbekannt ist jedoch ein praktisches Feature, mit dem sich einmal verschickte E-Mails wieder zurückrufen lassen. Das ist immer dann praktisch, wenn du eine Mail versehentlich an die falsche Adresse verschickt hast oder dir hinterher einfällt, dass du einen wichtigen Anhang vergessen hast.

Das Feature zum Zurückziehen von E-Mails steht Outlook-Nutzern grundsätzlich nicht nur in der Outlook-App auf dem PC oder Notebook zur Verfügung, sondern auch in der Web-Oberflächevon Outlook im Browser. Hier findest du Erklärungen für beide Varianten von Outlook und wie du E-Mails zurückholst.

1. Um in der Desktop-App von Outlook eine E-Mail zurückzuholen, wechselst du in den Bereich „Gesendete Elemente“.
2. Öffne dort die Mail, die du zurückrufen möchtest und klicke in der Navigationsleiste auf „Aktion > Diese Nachricht zurückrufen“. “Aktion” kannst du auch unter den drei Punkten ganz rechts finden.
3. Anschließend erscheint ein Fenster mit zwei Auswahlmöglichkeiten: „Ungelesene Kopien dieser Nachricht löschen“ und „Ungelesene Kopien durch neue Nachricht ersetzen“.
4. Du hast nun also die Möglichkeit, die Mail einfach nur zurückzurufen oder sie direkt auch durch eine andere Mail zu ersetzen.

In der Web-Version von Outlook öffnest du den Ordner „Gesendet“ und markierst die E-Mail, die du zurückrufen möchtest. Nun sollte rechts in der Navigationsleiste ein kleiner Button mit der Aufschrift „Rückgängig“ erscheinen, den du anklicken musst.

Grundsätzlich funktioniert das Zurückrufen von E-Mails ziemlich einfach. Alles, was du tun musst, ist die Mail zu markieren und anschließend auf Rückgängig zu klicken. In der Praxis wird das jedoch häufig nicht funktionieren. Die Funktion lässt sich nämlich nur unter bestimmten Voraussetzungen nutzen.

Damit du eine Outlook-Mail zurückholen kannst, müssen drei wichtige Voraussetzungen erfüllt sein:

• Der Empfänger darf die E-Mail noch nicht geöffnet haben.
• Der Mail-Versand muss über einen Microsoft-Exchange-Server erfolgt sein, wie sie in vielen Unternehmen eingesetzt werden.
• Der Empfänger hat sein Mail-Konto auf dem gleichen Exchange-Server wie der Absender.

Sollte der Empfänger sein Konto auf einem anderen Mailserver bzw. bei einem Anbieter wie etwa Gmail haben, dann kann Outlook diese nicht mehr so einfach zurückziehen. Unter Umständen ist es jedoch möglich, dem Empfänger eine Hinweis-Nachricht zukommen zu lassen, dass die entsprechende Mail vom Absender zurückgerufen wurde. Der Absender kann den Empfänger in so einem Fall jedoch nicht davon abhalten, diese Mail trotzdem zu lesen.

• Das Zurückholen von Mails mit Outlook ist im Grunde ziemlich leicht und funktioniert mit der App und der Web-Oberfläche des Mail-Dienstes gleichermaßen.
• Klicke einfach auf „Gesendete Elemente“, wähle die Mail aus und klicke dann auf „Aktion > Diese Nachricht zurückrufen“.
• Der Rückruf funktioniert in der Regel nur, wenn der Empfänger die Mail noch nicht gelesen hat und sich sein Mail-Konto auf dem gleichen Exchange-Server befindet.